Segreteria Organizzativa e Amministrativa

Le principali attività per la realizzazione di un evento sono coordinate dalla segreteria organizzativa, il back office dove si “processano” tutti i servizi e le relazioni. Ha una funzione fondamentale nella comunicazione tra tutti gli interlocutori coinvolti e assicura la perfetta messa a punto dell’organizzazione.

Il piano di fattibilità e l’individuazione delle fasi organizzative sono garantiti dalla comunicazione con il committente, mentre il team di lavoro definisce l’insieme delle azioni programmate. La segreteria organizzativa avvia i contatti preliminari con i fornitori e gestisce i rapporti con i partecipanti del convegno o gli ospiti dell’evento per programmare lo svolgimento della logistica e di tutti i servizi necessari: accoglienza, ospitalità, ristorazione, allestimenti, tempo libero.

Strettamente legata alla segreteria organizzativa è la segreteria amministrativa che coordina gli aspetti finanziari dell’evento: budget, preventivi, ordini, fatturazioni e consuntivi. Si fa carico inoltre di ogni procedura contrattuale sia verso il committente sia verso i fornitori, coordinando le informative con gli istituti di credito e i consulenti legali.

CAMA Servizi tratta la segreteria organizzativa come un servizio indispensabile e mirato, un meccanismo preciso e programmato della progettazione. Ogni ingranaggio ruota in sincrono e in sinergia con tutti gli altri per assicurare il miglior risultato finale.

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